平成21年第15回答申書

答申書

答申第11号
平成21年1月21日

室蘭市長 新宮 正志 様

室蘭市情報公開・個人情報保護審査会
会長 奈良 泰哉

室蘭市情報公開条例の改正、及び
室蘭市個人情報保護条例に係る個人情報の取扱いに関する答申について

平成21年1月14日付け室総法第12号をもって諮問のあったことについて、下記のとおり答申します。

記

諮問事項

（1）室蘭市情報公開条例の改正について
「公開請求に対する決定の期限の特例」に関する規定を設けることについて

（2）課税情報の目的外の利用・提供について
「明らかに本人の利益になる場合」には、保有個人情報の目的外の利用・提供の禁止の原則に対する例外である室蘭市個人情報保護条例第9条第1項第6号又は第7号の「相当の理由」に該当する運用を行ない、「課税情報」を、実施機関の内部で利用し、又は他の実施機関、国等の行政機関等へ提供することについて

答申内容

（1）室蘭市情報公開条例の改正について
公開請求に係る公文書が著しく大量である場合に、44日以内にすべての決定をすることにより事務に著しい支障がある場合には、相当の期間内に決定することができることとする「公開請求に対する決定の期限の特例」に関する規定を設けることについては、制度運用上、やむを得ない措置であると判断する。

（2）課税情報の目的外の利用・提供について
個人情報の取得に伴う住民負担の軽減、行政サービスの向上、行政運営の効率化などを図る観点や、住民福祉の向上を図るための行政機関内部、行政機関相互の連携、協力の必要性などを総合的に勘案するほか、「明らかに本人の利益になる場合」（例えば、福祉灯油の支給対象者に対して案内等を発送するための対象者調査など）で、本人及び第三者の権利利益を侵害するおそれがないと認められる場合には、保有個人情報の目的外の利用・提供の禁止の原則に対する例外である室蘭市個人情報保護条例第9条第1項第6号又は第7号の「個人情報を利用することについて相当の理由がある」との規定に該当する運用を行ない、「課税情報」を、実施機関の内部で利用し、又は他の実施機関、国等の行政機関等へ提供することについてについては、公益上やむを得ないものと判断する。

付帯意見

付帯意見として、次のことを求める。

（1）情報公開条例の改正について
1.決定の期限の特例については、真にやむを得ない場合にのみ適用すること。
2.特例により設定する期限は、適正なものとし、必要以上の期限を設定しないこと。

（2）課税情報の目的外の利用・提供について
1.明らかに本人の利益になる場合であっても、必要性、公益性を十分勘案し、安易に「課税情報」を目的外に利用・提供することのないようにすること。
2.「課税情報」を室蘭市の実施機関以外の行政機関に提供する場合には、提供に係る利用目的以外に利用しないこと、外部へ提供しないことを徹底するほか、個人情報の漏えいの防止、適正管理について徹底すること。

以上

答申書

答申第12号
平成21年2月16日

室蘭市長 新宮 正志 様

室蘭市情報公開・個人情報保護審査会
会長 奈良 泰哉

室蘭市情報公開条例第15条の規定に基づく諮問に対する答申について

平成20年11月28日付け室港総第450号をもって諮問のありましたことについて、下記のとおり答申します。

記

諮問事項

次の公文書の非公開決定に対する異議申立ての審査
(1)室蘭港エンルムマリーナの指定管理者の利用料金についての収入簿、出納報告書、現金出納簿
(2)室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書、同使用許可書

答申内容

別紙のとおり

答申第12号別紙

諮問事項に対する結論等

審査会の結論

(1)異議申立人の公開請求に対して、実施機関が文書不存在を理由として非公開決定した室蘭港エンルムマリーナの指定管理者の利用料金についての収入簿、出納報告書、現金出納簿（以下「請求文書(1)」という。）については、対象公文書を指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭が保有する「総勘定元帳」とし、そのうち「利用料金の出納が記述された部分以外の部分」を除き、公開すべきであると判断する。

(2)異議申立人の公開請求に対して、実施機関が文書不存在を理由として非公開決定した室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書、同使用許可書（以下「請求文書(2)」という。）」については、対象公文書を指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭が保有する「室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書」とし、本審査会答申第10号（平成20年6月25日）にしたがって、部分公開すべきであると判断する。

異議申立てに至る経緯

(1)請求文書(1)に係る経緯
ア.本件請求丸付き1
異議申立人は、平成20年6月24日付けで、室蘭市情報公開条例（以下「条例」という。）第6条の規定に基づき実施機関（室蘭市長）に対して、公文書の公開請求（以下「本件請求丸付き1」という。）をした。
イ.非公開決定丸付き1
本件請求丸付き1に対して、実施機関は、文書不存在を理由として、本件請求丸付き1に係る請求文書(1)について、非公開決定処分を行ない、平成20年7月11日付けで異議申立人に通知した。
ウ.異議申立て丸付き1
異議申立人は、平成20年8月6日付けで本件請求丸付き1に係る請求文書(1)について、実施機関の行なった非公開決定処分を不服として、行政不服審査法第6条の規定に基づき異議申立てをした。

(2)請求文書(2)に係る経緯
ア.本件請求丸付き2
異議申立人は、平成20年2月11日付けで、条例第6条に基づき、実施機関に対して公文書の公開請求（以下「本件請求丸付き2」という。）をした。
イ.非公開決定丸付き2
本件請求丸付き2に対して、実施機関は、条例第8条第1号（個人に関する情報）に該当することを理由として、本件請求丸付き2に係る公文書「港湾施設（絵鞆小型船だまり）使用許可申請書、同使用許可書、室蘭港エンルムマリーナ使用許可申請書、同使用許可書」について、非公開決定処分を行ない、平成20年3月4日付けで異議申立人に通知した。
ウ.異議申立て
異議申立人は、平成20年3月21日付けで、本件請求丸付き2に係る公文書「港湾施設（絵鞆小型船だまり）使用許可申請書、同使用許可書、室蘭港エンルムマリーナ使用許可申請書、同使用許可書」について、実施機関の行なった非公開決定処分を不服として、行政不服審査法第6条の規定に基づき異議申立てをした。
エ.審査会からの答申
実施機関からの平成20年5月23日の本審査会への諮問に対し、本審査会は同年6月25日付けで公文書「港湾施設（絵鞆小型船だまり）使用許可申請書、同使用許可書、室蘭港エンルムマリーナ使用許可申請書、同使用許可書」について、部分公開すべき旨を答申した。
オ.公文書部分公開決定処分
実施機関は、本審査会からの答申を受け、公文書「港湾施設（絵鞆小型船だまり）使用許可申請書、
同使用許可書、室蘭港エンルムマリーナ使用許可申請書、同使用許可書」のうち、請求文書(2)（室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書、同使用許可書）を除く公文書について、公文書非公開決定を取消し、公文書部分公開決定処分を行ない、平成20年6月30日付けで異議申立人に通知した。
カ.異議申立て丸付き2
異議申立人は、平成20年8月6日付けで、オの公文書部分公開決定において、請求文書(2)（室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書、同使用許可書）が部分公開決定されなかったことを不服として、行政不服審査法第6条の規定に基づき異議申立てをした。
キ.非公開理由の変更
実施機関は、請求文書(2)の非公開決定（平成20年3月4日付の原決定）の非公開理由について、条例第8条第1号（個人に関する情報）に該当するとしていたことは誤りであり、請求文書(2)については、文書を保有していなかったため、非公開理由を文書不存在に平成20年11月27日付けで変更した。

異議申立ての趣旨及び理由

(1)趣旨
請求文書(1)、及び請求文書(2)について、公開しない旨の決定処分（部分公開決定処分において請求文書(2)について部分公開することとしていない決定処分を含む。）の取消しを求める。

(2)理由
請求文書(1)、及び請求文書(2)については、公の施設に係る文書であり、本来実施機関が保有すべき文書であり、公開又は部分公開できる。

実施機関の説明要旨

(1)異議申立てに係る請求文書
ア.異議申立て丸付き1に係る請求文書(1)について
請求文書(1)については、「室蘭港エンルムマリーナの指定管理者の利用料金についての収入簿、出納報告書、現金出納簿」である。
イ.異議申立て丸付き2に係る請求文書(2)について
請求文書(2)については、「室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書、同使用許可書」である。

(2)請求文書を非公開とする理由について
ア.請求文書(1)については、指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭の収入となる利用料金の出納に関する文書であり、室蘭市は保有していないものである。
また、指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭からは指定管理事業報告書により利用料金の収入状況が報告されることとなっているが、利用料金の個別の収入に関する出納簿の提出は求めていない。
したがって、請求文書(1)について実施機関は保有しておらず、また、保有すべき文書でもない。
イ.請求文書(2)については、平成17年度までは室蘭港エンルムマリーナについて指定管理者の指定をしていなかったため、同年度までの同様の使用許可申請書、同使用許可書については、実施機関が保有しており、当初はその全てが個人に関する情報であるとの判断から非公開決定処分を行なったものであるが審査会からの部分公開すべきとの答申により平成20年6月30日付けにて部分公開決定処分を行ない、すでに公開済みである。
これに対して、平成18年度からは室蘭港エンルムマリーナについて指定管理者の指定を行ない、使用許可行為についても指定管理者が行なうこととなったため、請求文書(2)について実施機関は保有しないこととなったものである。
このため、請求文書(2)についての非公開理由の理由を、個人に関する情報から文書不存在に変更したものである。
ウ.指定管理者が保有している文書については、条例第23条及び第24条に規定されているものであるが、民間法人の主体性を尊重する必要性から、「室蘭市出資法人等・指定管理者に係る情報公開要綱」のとおり取り扱い、その保有する文書を公開するかどうかの判断は当該法人が行なうこととしているものである。

異議申立人の主張
ア.一度、非公開情報（個人に関する情報）に該当することを理由に非公開決定したものは、非公開の理由を変更できない。
イ.文書不存在の理由が明確となっておらず、理由が明示されておらず、非公開決定処分は違法である。
ウ.室蘭市が対象文書を保有していない（文書不存在）ことについての証明がなされていない。
エ.仮に室蘭市が保有していなくても、指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭が保有し管理している文書であるため、それを室蘭市に提出させ、開示する必要がある。

審査会の判断

(1)はじめに
今回は、条例上の非公開情報該当性の審査ではなく、公の施設の指定管理者が保有している当該公の施設に関する文書について、条例に基づく公開請求が実施機関にあった場合における対応についての審査であるが、その判断に際し、実施機関の説明及び異議申立人の意見を聴く機会を設け、それぞれの主張を総合的に勘案した上で、審査会としての判断を実施したものである。

(2)指定管理者が保有する文書の公開について
条例上の公開対象の文書とすべき範囲である公文書については、条例第2条第2号において「実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているもの」と定義されている。
そこで、ここに規定されている「保有」について、実施機関において利用、保存されている状態で物理的に所持している場合は、「保有」に当たることに異論はないが、本件のような場合に「保有」に当たるかどうかを検討する。
請求文書(1)及び請求文書(2)については、公の施設である室蘭港エンルムマリーナに関する文書であるが当該公の施設を指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭が管理しており、実施機関では、請求文書(1)及び請求文書(2)については、物理的な所持との意味においては「保有」していないことが事実であると判断するものである。
しかし、物理的な所持以外、すべて「保有」していないと解すると、意図的に実施機関が公開対象の公文書を減らす目的で外部に移したり、保管義務を怠ることにより公開の義務を免れることとなってしまい「市政に関する情報についての市民の知る権利を保障する」ことを目的として定めた条例の趣旨に反することとなってしまう。
そこで、本来実施機関において当然保有している又は保有すべきと考えられる文書について公開請求があった場合は、たとえ請求時に物理的に実施機関が所持していなくても、実施機関において外部の法人等から文書の提出を求める権限があり、それを求めることに特段の支障がなく、当該文書をいつでも自己の管理下に移すことができると認められる場合には、社会通念上「保有」に準じ、又はこれと同視し得る状態にあると認めるのが相当であり、このような文書について公開請求がなされたときは、実施機関としては、外部の法人等から文書提出を受け、その上で公開すべき義務があるというべきである。
請求文書(1)及び請求文書(2)について検討してみると、仮に当該公の施設を指定管理者が管理していない（市が直接管理している）と想定した場合には、請求文書(1)及び請求文書(2)に相当する文書については、実施機関において物理的な所持との意味において「保有」していると考えられるものであり、その意味においては、実施機関が保有すべき、又は必要があれば保有すべき文書と考えることができる。
さらに、本件の場合においては、指定管理者である株式会社エンルムマリーナ室蘭と実施機関である室蘭市長との間における指定管理者基本協定において、室蘭市からの書類提出の求めに対しては、速やかに提出しなければならない旨が定められており、実施機関が株式会社エンルムマリーナ室蘭に対して、請求文書(1)及び請求文書(2)の提出を求めることに何ら支障はないと考えられるものである。
以上のとおり、本件の場合においては、請求文書(1)及び請求文書(2)については、「保有」に準じ又は同視し得る状態にあるというべきであるため、公開請求時に実施機関が物理的に所持していなかったことで不存在を理由に非公開決定をすべきものではなく、株式会社エンルムマリーナ室蘭に対して、該当文書の提出を求め、非公開情報を除いて、公開すべきものであると認められる。

(3)文書の特定
ア.前述のとおり、請求文書(1)及び請求文書(2)について、株式会社エンルムマリーナ室蘭に提出を求め、非公開情報の状況確認をしようとしたが、実施機関の担当者からの文書の提出依頼に対し、株式会社エンルムマリーナ室蘭の担当者から請求文書(1)「室蘭港エンルムマリーナの指定管理者の利用料金についての収入簿、出納報告書、現金出納簿」については、利用料金について単独で出納が記録整理された文書はなく、株式会社としての「総勘定元帳」が請求文書(1)に該当する旨、及び、請求文書(2)「室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書、同使用許可書」については、使用許可申請書は保有しているが、使用許可書は発行を省略している旨の報告があったものである。
イ.請求文書(1)については、室蘭市と指定管理者の協定書等において、「利用料金の収納業務に当たっては、現金出納簿（現金出納帳）を備え、取り扱った利用料金の全てを記載し、その状況を明らかにすること」と定められており、本来は、株式会社としての「総勘定元帳」のほかに利用料金についての単独の帳簿が作成されるべきものと考えられ、請求文書(2)のうち「使用許可書」については、発行が義務付けられているものであり、指定管理者においてその控えを保管すべきものと考えられるため、それらについて、株式会社エンルムマリーナ室蘭にその保有状況について、改めて文書で回答を求めた。
ウ.株式会社エンルムマリーナ室蘭からの文書により、請求文書(1)及び請求文書(2)の保有状況が次のとおり回答された。
1.請求文書(1)「利用料金の現金出納簿」
利用料金の現金出納簿との名称の文書は当社では保有していない。
当社の収入となる利用料金については、当社の「総勘定元帳」において、利用料金の収納の全てが記載されており、当該元帳が協定書等に定めている「利用料金の現金出納簿」の役割を十分果たすと考えている。
2.請求文書(2)のうち「平成18年度室蘭港エンルムマリーナ使用許可書」
「平成18年度室蘭港エンルムマリーナ使用許可書」については、事務の簡素効率化のため、その発行を省略していたため保有していない。
室蘭港エンルムマリーナの艇置施設については、「室蘭市マリーナ条例に基づく公の施設（けい留施設）」と、「当社の陸置施設」があり、どちらの利用者とも、当社と「利用契約」を締結しているものであり、許可書の発行を省略しても事務に支障がなく、事務の簡素効率化のため、許可書の発行を省略していたものである。
エ.本審査会としては、上記回答が事実であるとの前提において、請求文書に対する文書の特定を次のとおりと判断したものである。
1.請求文書(1)については、「総勘定元帳」が「利用料金の出納について記録されている文書」であることを確認したため、これを請求文書(1)に対する文書と特定することとしたものである。
2.請求文書(2)については、「室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書」があるものの、その使用許可書の発行が省略されているため、請求文書(2)に対する文書としては、「室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書」と特定することとしたものである。

(4)公開すべき文書及びその根拠
ア.請求文書(1)対する文書として特定した「総勘定元帳」は、株式会社の企業活動全体を把握できる文書であり、さらに、株式会社エンルムマリーナ室蘭では、指定管理業務以外にも、会社の独自事業を実施しており、「総勘定元帳」のうち、求められている「利用料金の出納が記述された部分」については「保有」に準じ又は同視し得る状態にあるというべきであるが、それ以外の部分については、企業活動情報そのものであり、「保有」に準じ又は同視し得る状態にあるとは言えないものと考える。
したがって、公開すべき文書は、「総勘定元帳」のうち、「利用料金の出納が記述された部分」とする。
イ.請求文書(2)に対する文書として特定した「室蘭港エンルムマリーナの平成18年度の使用許可申請書」の平成17年度までのものについては、市が直接許可を実施していたことから市が当該文書を物理的に保有しており、これについては本審査会の答申第10号（平成20年6月25日）を受け、実施機関においてすでに部分公開済みであり、本件について公開する部分についても、答申第10号に従うべきものと判断する。

(5)終わりに
よって、当審査会は、「審査会の結論」のとおり判断する。

審査会の審査経過

1.平成20年11月28日、諮問書及び理由説明書を受理

2.平成20年12月15日、異議申立人より反対意見書を受理

3.平成20年12月16日、審議（事案の経過・概要の精査）

4.平成21年1月5日、異議申立て人より意見陳述申立書を受理

5.平成21年1月21日、異議申立人の意見陳述を実施

6.平成21年1月21日、審議（審査会判断の決定）

7.平成21年2月13日、株式会社エンルムマリーナ室蘭より文書保有状況の回答書を受理

8.平成21年2月16日、答申

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