平成27年第22回会議記録

特定個人情報保護評価書の第三者点検について

個人情報の本人取得の原則に対する例外について

保有個人情報の目的外の提供の禁止の原則に対する例外について

1.特定個人情報保護評価書の第三者点検について

しきい値判断の結果、基礎項目評価を実施するものと評価された23の対象事務の特定個人情報保護評価書に対し、第三者の視点から専門的・中立的・客観的な評価を加え、評価の妥当性をご審議いただくものである。

2.個人情報の本人取得の原則に対する例外について

「むろらんプレミアム付き商品券発行事業」は、往復ハガキによる予約販売のみを実施するため、購入希望者は全て往復ハガキにより商工会議所に申込みを行うこととなる。

そして、購入に際して、室蘭市に住民票があることを条件とし、さらに、子育て世帯、高齢者世帯の場合に、一般より多く、又は、住宅改修用のものが購入できるようにする世帯要件がある。

公平性を確保するため、これらの世帯要件等を確認する必要があるが、商工会議所においては世帯の状況等は把握できず、室蘭市の商工会議所に対する補助金交付事業を円滑、かつ、効率的に執行するためには、室蘭市がそれらを確認するしか方法はない。

そのため、商工会議所に提出された往復ハガキ（商品券購入希望者の個人情報）を一旦、室蘭市が提供を受ける必要があり、個人情報の本人取得の原則（第6条第3項）の特例として取扱う必要がある。

3.特定個人情報保護評価書の第三者点検の取扱い

「むろらんプレミアム付き商品券発行事業」のため、商工会議所から提供を受けた個人情報（往復ハガキ）について、室蘭市が購入条件、世帯要件等について住民基本台帳との確認を行い、そのハガキを商工会議所へ返戻するものである。

このハガキの返戻に際しては、単にハガキを返戻するだけではなく、保有個人情報（住民基本台帳情報）との突合を実施しており、場合によってはハガキ以外に購入条件、世帯要件についての情報を商工会議所に提供する必要がある。

室蘭市の補助事業の適正な遂行に必要な限度において、保有個人情報（住民基本台帳情報）を提供するものではあり、その提供が利用目的の範囲内であるとの解釈もできるかもしれないが、あくまで、商工会議所が実施する「むろらんプレミアム付き商品券発行事業」のための提供であり、目的外の提供との解釈を前提として、保有個人情報の目的外の提供の禁止（第9条第1項）の例外として取扱う必要がある。

• 評価書番号4の事務については、利用する特定個人情報と情報連携が「無し」となっているが、今後行う可能性はあるか。
• （回答）現時点では、対象事務で他の事務の特定個人情報を利用することは想定していないが、今後、事務範囲の拡大等があれば、利用する可能性はある。また、本事務においては、所管が北海道であるため、北海道の条例等で規定されるか番号法の改正が行われない限り、情報連携を行うことはない。
• 評価書番号18の事務についても同様か。
• （回答）お見込みのとおり。
• 他都市でも評価書を作成していると思うが、本市独自の内容を記載した特定個人情報保護評価書はあるか。
• （回答）評価書を作成している事務の中では、本市の条例で独自事務として規定している評価書番号21から23の事務が該当する。
• 評価書番号21から23の事務で利用する特定個人情報はどのように定めているのか。
• （回答）実際に対象事務を行う上で、利用している特定個人情報の中から、番号法の趣旨に基づき、市民の申請時等の負担減や事務の簡素化などを考慮し定めている。
• 情報連携とは、具体的にどういう機関と情報をやり取りするものなのか。
• （回答）基本的には、平成29年7月より運用開始となる情報提供ネットワークシステムを使用し、他市町村との特定個人情報の授受を行うものである。
• 評価書番号11の事務についても情報連携が「無し」となっているが、今後の予定はどうか。
• （回答）国の事務となるため、情報の提供は年金事務所が行うこととなるため、本市から情報を提供するということは、現時点ではない。
• この評価書は、自己評価ということか。国で評価書の内容について審議はあるのか。
• （回答）全項目評価については、国に提出し、承認後でなければ公表することができないが、基礎項目評価及び重点項目評価については、国に提出後、国においての審査はないため、第三者点検等を行わなければ、実施機関の自己評価のみで完結するものである。
• 個人番号を効果的かつ適正な利用をするための評価として、妥当なものであり、了承することとしてよろしいか。
• （回答）異議なし。（委員一同）
• 世帯主の氏名で申し込むこととなっているが、世帯主でない者の氏名で申込みがされた場合は、無条件に弾かれるのか、それとも電話等で確認するのか。また、調整はどちらが行うのか。
• （回答）疑義が生じたものについては、別に仕分けた後、商工会議所の方で調整を行う。万が一、判別できないものがあった場合は、本市に問い合わせをしてもらう。
• 疑義が生じたものについて確認の連絡をしたとき、確認の方法によっては情報を提供してしまう場合があると思うが、その点はどうか。
• （回答）疑義が生じたものについては、全て弾いてしまうのが一番安全だと思うが、市民に広く利用してもらいたい趣旨から考えるとそのような対応は好ましくないため、個人情報の取り扱い方法については、本市から商工会議所に対し、指導するなどの対応する予定である。
• チラシには、室蘭市が確認するという文言は入っていないと思うが、どのような対応をとるつもりか。
• （回答）商工会議所のホームページや新聞に掲載するなど、十分に周知する予定である。
• 前回も同様の事業を行っていたように思えるが。
• （回答）全く同じ内容ではないが、平成21年に行っている。前回は、10％の還元率で、発行セットは15,000セット、販売期間は1週間設けたが2日間で完売した。事前に申込書を配布していたが、当日会場では、申込書を紛失した方や未記入の方が多く、また、本人確認も同時に行ったため混雑し、屋外に列がはみ出てしまい周辺住民に迷惑を掛けてしまった経緯もあり、今回は、往復はがきでの事前申込みの方法とした。
• 使用可能店舗は、決まっているのか。
• （回答）現在募集中であり、6月の上旬には、商工会議所のホームページで公開予定となっている。
• 世帯主名で申し込みとなっているが、当日の購入も世帯主が行わなければならないのか。
• （回答）当日の往復はがきのみの確認のため、世帯主以外の方も購入可能である。
• 「むろらんプレミアム付き商品券発行事業」に係る個人情報の商工会議所からの取得については、室蘭市個人情報保護条例第6条第3項の個人情報の本人取得の原則に対する例外として、及び、保有個人情報の商工会議所への提供については、室蘭市個人情報保護条例第9条第1項の保有個人情報の目的外の提供の禁止の原則に対する例外として取り扱うことが適当であると認めるとともに、個人情報の取得及び保有個人情報の提供に際して付帯意見を考慮し、慎重な取扱いを求めることとしてよろしいか。
• (回答)異議なし。(委員一同）

1については、個人番号を効果的かつ適正な利用をするための評価として妥当なものであるため、2及び3については、付帯意見を求めた上で、室蘭市個人情報保護条例の例外として認められたため、諮問事項全てにおいて全会一致で承認された。